В первую очередь нужно обеспечить максимальное удобство для сотрудников. Думаю нужно обращаться в официальное представительство Майкрософт или к официальным дистрибьюторам продукции компании, самый надежный вариант. Еще хочу отметить, что для комфортной работы можно использовать такой инструмент как синхронизация outlook
http://syncing.net/ru он помогает синхронизировать данные на нескольких ПК, объединенных в одну сеть, можно даже смартфон и ПК синхронизировать, в общем полезная штука для офиса